1. Was ist VBA?
VBA steht für Visual Basic for Applications und ist die Programmiersprache, die hinter allen Microsoft Office-Anwendungen steht. Sie wird derzeit von Millionen Anwendern weltweit genutzt und ist eine der am einfachsten zu erlernenden Programmiersprachen. Trotzdem bietet VBA dem Nutzer nahezu unbegrenzte Möglichkeiten.
2. Wofür kannst du VBA einsetzen?
Automatisierung
Automatisierung bedeutet das Aneinanderschalten verschiedener Aktionen, die mit einem einzigen Klick ausgeführt werden können. Jeder Vorgang, der sich mit der Maus, Tastatur oder über ein Dialogfeld in Excel, Word, PowerPoint, Outlook oder Access ausführen lässt, kann auch mithilfe von VBA ausgeführt werden. So kannst du wiederkehrende Aufgaben mit VBA automatisieren und dafür sorgen, dass sie weniger fehleranfällig und zeitraubend sind. Wird eine Tätigkeit mehrfach ausgeführt (Daumenregel: etwa zehnmal), ist es wahrscheinlich, dass sich eine Programmierung mit VBA lohnt.
Flexibilität
Durch VBA hast du einen erweiterten Zugriff auf die Office-Programme und kannst so Dinge umsetzen, die ohne VBA nur sehr schwer oder gar nicht durchführbar sind. So kannst du Tools entwickeln, die etwas grundsätzlich Neues darstellen (bspw. zur Rechnungserstellung) oder Aktionen einrichten, die durch bestimmte Handlungen des Nutzers oder zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden.
Verbindung der Office-Programme
VBA erlaubt es dir die verschiedenen Office-Programme zu verknüpfen. So kannst du Daten aus einer Access-Datenbank in Excel importieren und dort zu einer Grafik aufbereiten, die Grafik in eine PowerPoint-Präsentation einfügen und diese an eine Outlook-Mail anhängen.
Benutzerinteraktion
VBA erlaubt es dir mit dem Nutzer in direkten Kontakt zu treten. Beispielsweise kann vor dem Öffnen, Speichern und Drucken einer Datei eine Sicherheitsabfrage stattfinden. So kann sichergestellt werden, dass der Benutzer die Berechtigung besitzt mit dieser Datei zu arbeiten.
3. Die Vorteile von VBA
VBA verbindet die Vorteile von Excel (schnelle Auswertung von Daten, weite Verbreitung, gewohnte Umgebung) mit den Vorteilen einer Programmiersprache (Skalierbarkeit, Benutzerinteraktion, Flexibilität).
Einfachheit
Im Vergleich zu anderen Programmiersprachen hat VBA eine sehr angenehme Lernkurve. Du lernst viel, bist aber trotzdem nicht überfordert, falls du bisher noch nie programmiert hast. Nach einer gewissen Anlaufzeit macht es sogar richtig Spaß mit VBA zu programmieren!
Skalierbarkeit
Einmal automatisiert, können Aufgaben meist in Sekundenschnelle abgearbeitet werden. So können auch große Datenmengen in kurzer Zeit ausgewertet werden. Dies spart nicht nur enorm viel Zeit ein, sondern macht die Aufgabe auch weniger fehleranfällig.
Verbreitung
VBA wird in sehr vielen Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt und erfreut sich daher einer sehr großen Community. Problemlösungen werden im Internet zur Verfügung gestellt und können schnell auf das individuelle Problem angepasst werden.
Verfügbarkeit
VBA läuft auf jedem Computer, auf dem Microsoft Office installiert ist – die Installation zusätzlicher Programme ist nicht notwendig. Wenn du beispielsweise Excel auf deinem Rechner hast, kannst du direkt loslegen!
4. Projekt aus der Praxis
Im Folgenden stelle ich ein Projekt aus der Praxis vor, bei dem VBA gewinnbringend eingesetzt wurde.
Zur Überarbeitung des internen Kontrollsystems eines Kunden wurden täglich zwei bis drei Datensätze eingesendet, die abgespeichert und an verschiedene Abteilungen weitergeleitet werden mussten. Die Automatisierung dieses Prozesses war eine Kombination der verschiedenen Microsoft Office-Programme. Zuerst wurde eine Excel-Datei erstellt, in der die Nutzer durch den Ausfüllprozess geführt wurden. Am Ende des Prozesses wurde die Excel-Datei dann per Outlook verschickt. Die Daten haben wir per VBA in einer SQL Datenbank gespeichert, in Excel ausgewertet und in eine standardisierte PowerPoint-Präsentations eingefügt. Die Präsentation wurde automatisiert per Outlook verschickt.
Neben dem hier beschriebenen Einsatzfeld wird VBA ebenfalls dazu genutzt, eigene Funktionen zu programmieren und per Schnellzugriff in die Office-Programme einzubinden. Zudem kann VBA dazu genutzt werden, eigene Tools zur automatisierten Angebots- oder Rechnungserstellung, Zeiterfassung oder für das Projektmanagement zu erstellen.
5. Macht es 2021 noch Sinn VBA zu lernen?
Ob es sich für dich lohnt VBA zu erlernen, kann so generell nicht beantwortet werden. Wenn einer der folgenden Faktoren für dich zutrifft, ist es wahrscheinlich, dass es sich für dich lohnt, die VBA-Kenntnisse anzueignen.
Keine/Wenig Programmiererfahrung
Solltest du bisher noch keine Programmiererfahrung haben, erlaubt es dir VBA sehr schnell erste Erfolge zu feiern und mit wenig Zeitaufwand erste Tools zu entwickeln, die du in der Praxis einsetzen kannst. Zudem ist das durch VBA erworbene Wissen auf andere Programmiersprachen übertragbar: Wenn du einmal verstanden hast, was Variablen, Schleifen und If-Bedingungen sind, kannst du dieses Wissen sehr schnell auf andere Programmiersprachen anwenden.
Fähigkeiten erweitern
Wenn du im Alltag in den Bereichen Finanzen, Personal, Marketing oder Projektmanagement arbeitest, kann VBA eine sehr sinnvolle Ergänzung deiner Fähigkeiten sein. In diesen Bereichen haben sich Mitarbeiter häufig über Jahre hinweg ein sehr großes Fachwissen aufgebaut. Externe Programmierer brauchen daher sehr lange, um Problemstellungen zu verstehen und in sinnvolle Toollösungen zu übersetzen. Dieser Schritt entfällt vollkommen, sobald es möglich ist, einfache Automatisierungstools selbst zu programmieren. Für Quereinsteiger hat das Erlernen von VBA darüber hinaus einen weiteren Vorteil: Ein Grundverständnis erlaubt es auch bei externer Programmierung mehr Einfluss auf das Endprodukt zu nehmen, da man so mit den Entwicklern auf Augenhöhe diskutieren kann. So behält man mehr Kontrolle über den Entstehungsprozess der Programme, was schlussendlich zu einem besseren Endprodukt beiträgt.
Regelmäßiges Arbeiten mit Excel und den anderen Office-Programmen
Je mehr du mit Excel und den anderen Office-Programmen in Kontakt trittst, desto wahrscheinlicher ist es, dass es sich für dich lohnt, VBA zu lernen. Selbst kleine Zeiteinsparungen können sich so aufsummieren und dir eine große Effizienzsteigerung im Alltag bescheren. Durch das Erlernen von VBA wirst du schnell herausstechen, da du deine Aufgaben effizienter und eleganter lösen kannst. Hast du beispielsweise Excel-Dateien mit sehr vielen Formeln, die sich nur sehr langsam öffnen, kannst du diese reaktiver machen, indem du die Formeln durch VBA Code ersetzt.
Routineaufgaben
Wenn die Arbeit, die du oder deine Kollegen in Excel erledigen, teilweise repetitiv ist, lohnt es sich auf jeden Fall VBA zu lernen. Du wirst diese Aufgaben automatisieren können und so Zeit sparen und die Qualität erhöhen. Zudem wirst du durch das Erlernen von VBA ein Gefühl dafür bekommen, was man alles automatisieren kann. So wirst du einen neuen Blick auf deine Aufgaben bekommen und Automatisierungspotenzial schneller erkennen.
6. Wie lernst du VBA am besten?
Gerade das Erlernen der ersten Programmiersprache ist mit besonderen Hürden verbunden. Die effizienteste und einfachste Art, VBA zu lernen ist daher einen Kurs von einem Experten zu belegen. Die Vorteile sind vielfältig: Das Lernen ist strukturiert und du wirst langsam an neue Themen herangeführt, die deinem Wissensstand entsprechen. Das führt dazu, dass du mehr Spaß am Lernen hast. Zudem profitierst du vom Praxiswissen des Experten und kannst so Automatisierungspotenzial bei deiner eigenen Arbeit schneller erkennen.
Prinzipiell gibt es die Möglichkeit eine Präsenzschulung, ein Webinar (live) oder einen Onlinekurs (On-Demand-Videos) zu buchen. Mehr und mehr Menschen entscheiden sich dabei für Onlinekurse aufgrund deren spezifischer Vorteile:
Ein Onlinekurs erlaubt es dir zeit- und ortsunabhängig zu lernen. Die freie Zeiteinteilung führt dazu, dass du Themen in deinem eigenen Tempo bearbeiten, anwenden und verinnerlichen kannst. Ist etwas zu schnell gewesen, kannst du dir das Video einfach noch einmal angucken. Kennst du ein Themengebiet schon, dann kannst du die Lektion in einer schnelleren Geschwindigkeit anschauen oder sogar ganz überspringen.
Zudem sind Onlinekurse wesentlich günstiger. Während vergleichbare Präsenzveranstaltungen etwa 2.000€ kosten, können Onlinekurse schon für einen Bruchteil dieses Betrags angeboten werden. Hinzu kommt, dass keine Reise- oder Übernachtungskosten anfallen. Du sparst also doppelt!
Und zu guter Letzt hat ein Onlinekurs den Vorteil, dass du sofort loslegen kannst. Da du diesen Artikel bis hierhin gelesen hast, bin ich mir sicher, dass du gerade motiviert bist, VBA zu lernen. Statt wochenlang auf einen Webinar- oder Präsenzschulungstermin zu warten, erlaubt es dir ein Onlinekurs direkt loszulegen. Worauf wartest du also noch?
Wenn du einen schnellen, einfachen und effizienten Einstieg in Excel VBA haben möchtest, dann schau dir gerne unseren Einsteigerkurs „Grundlagentraining“ an.
